Datenschutz
Hinweis zum Datenschutz
Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der Muster GmbH sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie insbesondere dem Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), als auch bestimmte Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“) oder gegen Menschenrechte (Meldeweg „Menschenrechte“) melden.
Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der Muster GmbH sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie insbesondere dem Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), als auch bestimmte Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“) oder gegen Menschenrechte (Meldeweg „Menschenrechte“) melden.
Die drei Systeme zur Abgabe von Meldungen sind strikt
getrennt. Der Meldeweg „Compliance“ wird von der Corporate Compliance Abteilung der Muster GmbH betrieben und auch
nur Mitarbeiter dieser Abteilung haben Zugriff auf die Meldungen. Der Meldeweg „Datenschutz“ wird von der
Datenschutzabteilung der Muster GmbH zur Verfügung gestellt und auf die hierüber eingehenden Meldungen hat auch
nur diese Abteilung Zugriff. Der Meldeweg „Menschenrechte“ wird von der Menschenrechtsabteilung der Muster GmbH
betrieben und es hat ausschließlich Mitarbeiter dieser Abteilung Zugriff auf diesen Meldeweg. Ein Austausch von
Informationen zwischen den Abteilungen findet nur statt, wenn dies zur Bearbeitung eines konkreten Falles
ausnahmsweise erforderlich wäre.
Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und
Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. Die iComply
GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher
Anforderungen verpflichtet.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden
erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten:
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten:
- desjenigen, der eine Meldung abgibt (z.B. Name, Kontaktdaten) (optional/freiwillig!) und
- der von einem Vorfall betroffenen Personen (z.B. Beschreibung der Handlungen betroffener Personen)
die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben
und verarbeitet. Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen,
Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein,
Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an Mitarbeiter anderer Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder an das
Management der Muster GmbH, anderer Muster Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die
zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den
zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.
Wie lange
werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten
personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der
Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen
aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin
enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht.